| Элемент номера | Назначение | Пример |
| Порядковый номер | Идентификация документа в системе | 125 |
| Префикс/индекс | Указание типа договора | ДОГ, Д |
| Год заключения | Привязка к периоду | 2024 |
- Префикс: сокращенное обозначение типа договора (Д, ДОГ, КД)
- Порядковый номер: уникальный номер в пределах года
- Год заключения: 4 цифры текущего года
- Дополнительные индексы: код подразделения или проекта (при необходимости)
- Д-125/2024 (простая нумерация)
- ДОГ-0124-2024 (с ведущими нулями)
- КД-2024-125-ОФ (с указанием отдела)
- 125/Д/24 (укороченный год)
- ПР-2024-125 (префикс проекта)
| Тип организации | Особенности нумерации |
| Коммерческие компании | Произвольная система, закрепленная в учетной политике |
| Госучреждения | Строгая регламентированная система |
| ИП | Упрощенная нумерация |
- Специальные символы (кроме дефиса и слеша)
- Буквы кириллицы (только латиница)
- Слишком длинные обозначения
- Неуникальные номера в пределах года
- Закрепите систему нумерации во внутренних документах
- Используйте сквозную нумерацию в пределах календарного года
- Ведите журнал регистрации договоров
- Применяйте единообразие для всех типов договоров
- Учитывайте требования контрагентов при совместной нумерации
| Ошибка | Возможные проблемы |
| Повтор номеров | Путаница в документах, сложности учета |
| Отсутствие номера | Проблемы с идентификацией документа |
| Нечитаемый формат | Трудности при поиске и обработке |
Правильно оформленный номер договора упрощает документооборот и помогает быстро находить нужные соглашения в архиве. Единая система нумерации должна быть простой, логичной и последовательной.
